Para garantizar el pleno ejercicio de los derechos humanos, como lo es, el acceso a la información pública, la protección de datos personales, el derecho a la verdad y a la memoria, entre otros, es necesaria una correcta organización archivística.

 

Con la publicación del decreto de fecha 7 de febrero de 2014 en el Diario Oficial de la Federación, se reformaron y adicionaron diversas disposiciones de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos en materia de transparencia, protección de datos personales, rendición de cuentas y gestión documental.

 

En dicha reforma se estableció en las fracciones I y V del apartado A, del artículo 6 Constitucional, que toda la información en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en el ámbito federal, estatal y municipal, es pública y que los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones; para ello se ordena que deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados.

 

Esta reforma constitucional es trascendental al reconocer la importancia de los archivos institucionales, como evidencia objetiva del quehacer gubernamental, y su organización como obligación de una administración transparente.

 

Por ello, se facultó al Congreso de la Unión para expedir la Ley General de Archivos, la cual entró en vigor el 15 de junio de 2019, el objeto de esta ley es establecer los principios y bases generales para el tratamiento homogéneo de los archivos en posesión de los sujetos obligados de la federación, entidades federativas y municipios.

 

Manejo adecuado de archivos, sinónimo de transparencia En el Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala, sabemos que es imprescindible contar con archivos debidamente organizados, actualizados, accesibles y confiables, que garanticen el resguardo y protección de bienes documentales para brindar a la ciudadanía claridad en las diversas acciones de gobierno mediante la documentación pública.

 

En esa línea, vale la pena subrayar que una gestión documental adecuada, se convierte en aliada para un gobierno abierto y transparente, combate a la corrupción, facilita la rendición de cuentas, contribuye al ejercicio del derecho a la verdad y a la preservación de la memoria nacional y a la eficiencia de la administración pública.

 

Asimismo, considero fundamental resaltar que el derecho humano de acceso a la información y el de protección de datos personales, no pueden ser ejercidos ni garantizados sin una correcta gestión documental y conservación de archivos.

 

Por ello subrayo la importancia de que las autoridades que están por concluir su encargo en próximos días tales como: el Poder Ejecutivo y Legislativo, Ayuntamientos y Titulares de Presidencias de Comunidad, realicen una debida entrega de los archivos que tienen bajo su resguardo, a quienes los sustituyan.

 

En este contexto, es indispensable que las nuevas autoridades den continuidad a los programas y proyectos, servicios públicos, asuntos administrativos, fiscales, contables y legales, al cumplimiento de sus obligaciones en materia de transparencia y acceso a la información, y esto no será posible si los servidores públicos que concluyen su encargo incumplen con la entrega de archivos que hayan generado o recibido en el ejercicio de sus atribuciones.

 

Así, el derecho humano de acceso a la información, el de protección de datos personales, el derecho a la verdad y a la memoria, entre otros, no se interrumpen por el cambio de autoridades.

 

La información no es privada Sin embargo, en la actualidad existe todavía desconocimiento de la normatividad en materia archivística por parte de algunos servidores públicos, quienes equivocadamente creen que la documentación que recibieron o generaron durante el desempeño de sus funciones es de carácter privado, y ante tal circunstancia de desconocimiento es que pueden incurrir en conductas ilegales.

 

Por ejemplo, la sustracción o destrucción de documentación, la eliminación de archivos digitales, entre otras malas prácticas. Ahora bien, como he referido, nuestra Ley Fundamental, la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Tlaxcala, son la base constitucional y legal para sostener que toda la información en posesión de los sujetos obligados es pública.

 

Hay que recordar, incluso, que dicha información sólo podrá ser clasificada excepcionalmente como reservada temporalmente por razones de interés público y será accesible a cualquier persona, en los términos dispuestos en la ley.

 

Por lo tanto, el pleno ejercicio del derecho de acceso a la información pública y la protección de datos personales, la transparencia de los recursos públicos, la rendición de cuentas y la adecuada gestión documental, deben ser los ejes que rijan permanentemente el desempeño de los diversos sujetos obligados.

 

Ya no únicamente porque generan confianza social y una función administrativa eficiente, sino más bien, porque previenen la corrupción y contribuyen al fortalecimiento del estado democrático y constitucional de derecho.